Suorituskyvyn mittaamisella hukka pois tietotyöstä

18.12.15

Työn tekeminen on muuttunut ajasta ja paikasta riippumattomaksi. Tämä haastaa työympäristöjohtamisen ammattilaiset, joiden pitää tarjota yhä ketterämpiä ja liiketoimintaa paremmin tukevia työympäristöjä. Myös yhteistoimintaa yrityksen eri tukitoimintojen välillä pitää tiivistää entisestään, koska esimerkiksi toimivat IT-ratkaisut ovat ehdoton edellytys mobiilille työskentelylle. Yritysjohdon näkökulmasta on kiinnostavaa seurata työympäristöratkaisujen vaikutusta tuottavuuteen. Tähän näkökulmaan tartuttiin RAKLIn Tietotyön suorituskyky ja strateginen työympäristöjohtaminen -klinikalla, jonka tulosseminaari järjestettiin 15.12.2015.

RAKLIn Jyrki Laurikainen kiitti UPM:n Samuli Eerolaista ja Inka Kekkosta mahdollisuudesta järjestää
seminaari teemaan täydellisesti sopivissa tiloissa Biofore-talossa.

Klinikan vetäjä Mikko Östring summasi tuloksia kertomalla, että on tärkeää tunnistaa yksittäisen yrityksen työkulttuurin ja työympäristöjohtamisen kypsyystaso, jonka mukaan toimintaa voidaan sopeuttaa. Työympäristöjohtamisen pitää olla organisoitua ja kytkeytyä suoraan liiketoimintaan. ”Työpajoissa rakennettiin strategisen tietotyöympäristön johtamiseen viitekehys ja mittaristo, joita toivomme kaikkien mukanaolijoiden aktiivisesti testaavan käytännössä”, Mikko Östring kannusti.

Johdon tuki edellytys työympäristökehittämiselle

”Työympäristöjen kehittämisen parissa työskentelevillä on oma jargoninsa ja riski siitä, ettei viestimme ole ylimmälle johdolle ymmärrettävä, on todellinen. Yksi hyvä väline keskusteluun on Balanced Score Card”, sanoi Jyrki Yläoutinen Workplacesta. Tilojen vaikutus osaamisen kehittymiseen, motivaatioon ja työpaikan vetovoimaan on kiistaton. ”Tietotyön suorituskyvyllä on suora yhteys ydinprosessien tehokkuuteen. Meidän pitää pystyä vastaamaan myös siihen, paljonko moderni monitilatoimisto loppupeleissä tuo viivan alle”, Yläoutinen painotti. Elisan Jari Salo kertoi, että heillä siirtyminen monitilatoimistoihin aloitettiin kymmenen vuotta sitten juuri rahakulma edellä, koska näin muutos oli helppo myydä johdolle. Nyt Elisa ideal work -ajattelu on laajentunut kattavaksi kokonaisuudeksi fiksuja työympäristöjä ja -tapoja.

”Me kehitämme työympäristöjä sellaisiksi, että ihmiset saisivat mahdollisimman paljon aikaiseksi ja voisivat hyvin töissä. Asiakkaille pitää luonnollisesti myös syntyä lisäarvoa”, kertoi Anita Ovaska Elisalta. Luottamus on avaintekijä mobiilin työn tekemisessä ja yrityksen johtamisjärjestelmän pitää tukea paikkariippumattomuutta. ”Myös etänä työskennellessä pitää olla kokemus joukkoon kuulumisesta. Tiedon jakamisen ja osaamisen kehittymisen pitää olla mahdollista muuallakin kuin konttorilla. Etänä ei tarkoita yksin”, Ovaska muistutti. Tilankäytön tehostaminen ja uudet työympäristöt haastavat niiden kehittäjät myös viestimään entistä tehokkaammin. ”Meillä aletaan nyt hyödyntää Internet of Thingsiä, jonka avulla työntekijät löytävät helposti kuhunkin työtehtävään parhaiten soveltuvan, vapaan tilan”, sanoi Jari Salo. Uusilla sovelluksilla tieto ja tiloja koskevat tunnusluvut ovat saatavilla reaaliaikaisesti ja visuaalisesti.

Tietotyötäkin on johdettava

Nokialla on toteuttanut yhdessä Aalto-yliopiston kanssa työympäristöjohtamisen hankkeen, jossa on tunnistettu eri muuttujien vaikutusta työn tuottavuuteen. ”Teoreettisesti olemme pystyneet todentamaan vaikutuksia ja nyt on edetty käytännön testaukseen. Meidän kaltaisessamme organisaatiossa on tärkeää huomioida myös se, etteivät samanlaiset ratkaisut toimi kaikkialla. Esimerkiksi maissa, joissa pienessä huoneistossa asuu koko perhe, kotona työskentely on mahdotonta”, kuvaili Camilla Winsten.

Senaatti-kiinteistöissä on myös jo pidempään pohdittu tietotyön suorituskykyä. ”Tietotyössäkin tarvitaan tuotantojohtajuutta ja tähän tarvitaan toimivat mittausvälineet. On ollut hienoa keskustella aiheesta muiden asiantuntijoiden kanssa työpajoissa ja saada uusia työkaluja tietotyön johtajiemme käyttöön”, Heljä Franssila kiitteli. ”Tunnistamalla suorituskykyyn vaikuttavat tekijät voimme johtaa työntekemistä paremmin ja tasapainottaa eri osa-alueita keskenään”, Franssila visioi. Sujuvan työskentelyn mahdollistava ympäristö vähentää hukkaa ja parantaa työntekijöiden mahdollisuutta käyttää aikansa tehokkaasti. Valtiolla uusien työtapojen edelläkävijyyteen on tartuttu tosissaan ja niiden omaksuminen on esimerkiksi mukana jokaisen senaattilaisen tuloskortissa.

Tietotyön suorituskyky ja strateginen työympäristöjohtaminen -klinikan tulosraportti julkistetaan tammi-helmikuun vaihteessa 2016. Syksyllä klinikan osallistujat kokoontuvat jälleen jakamaan kokemuksia ja arvioimaan, miten hyvin uudet työkalut ovat toimineet.