Työympäristökehittäminen vahvistaa organisaation suorituskykyä - RAKLI mukana tutkimuksessa

Diplomityönä toteutetun tutkimuksen mukaan työympäristökehittämisellä voidaan parantaa organisaatioiden suorituskykyä. Tutkittujen työympäristöhankkeiden tavoitteista runsaassa 70 %:ssa oli saavutettu jonkin verran tai paljon positiivista kehitystä. Parhaita tuloksia saavutettiin asiakkaiden ja palvelutoiminnan näkökulmasta.

Workspace Oy:n ja Teknillisen korkeakoulun tuotantotalouden osastolta diplomi-insinööriksi valmistuneen Teija Seitolan yhteistyönä on valmistunut diplomityö, jossa tutkittiin työympäristön kehittämishankkeiden vaikutuksia organisaatioiden suorituskykyyn.

Työympäristön kehittämishankkeiden vaikuttavuuden arvioinnin lähtökohtana käytettiin Kaplanin ja Nortonin (1992) Balanced Scorecard -mallia, jossa organisaation suorituskykyä arvioidaan talouden, asiakkaiden, työn ja prosessien sekä henkilöstön, kulttuurin ja osaamisen näkökulmasta. Diplomityössä tutkittiin myös kehittämishankkeen lähtötilanteen, panosten ja kehittämisprosessin menestystekijöiden yhteyksiä hankkeen onnistumiseen.

Tutkimuskohteina oli neljä organisaatiota, joissa Workspace Oy on toteuttanut työympäristön kehittämishankkeen. Organisaatioista puolet toimi julkisella ja puolet yksityisellä sektorilla. Yksi tutkimuskohteista oli RAKLI, jossa työskentelee noin 15 henkilöä. Muut tutkimuksessa mukana olleet organisaatiot olivat kooltaan 60-100 henkeä. Tutkimusmenetelminä käytettiin haastatteluja sekä organisaatioiden henkilöstölle suunnattuja kyselyjä. Tutkimuksessa hyödynnettiin myös projekteista kertynyttä aineistoa.

Jokaisesta tutkimuskohteesta arvioitiin kehittämisen lähtötilanne ja panokset, kehittämisprosessin onnistuminen sekä työympäristöhankkeen tavoitteiden toteutuminen. Lähtötilanteen, panosten ja kehittämisprosessin yhteyttä kehittämishankkeen tuloksiin tarkasteltiin korrelaatioanalyysillä. Analyysin avulla nostettiin esiin joitakin menestystekijöitä, jotka näyttivät korreloivan voimakkaimmin tulosten kanssa.

Koska jokaisen hankkeen tulokset on tärkeää suhteuttaa hankkeelle asetettuihin tavoitteisiin, työympäristöhankkeen vaikutuksia organisaation suorituskykyyn tarkasteltiin tavoitteiden toteutumisen kautta.

Työympäristökehittämisellä positiivisia vaikutuksia organisaatioiden toimintaan

Tutkimuksen ensimmäinen päätulos oli se, että työympäristöhankkeen vaikutukset organisaation suorituskykyyn olivat positiivisia. Hankkeissa asetetuista tavoitteista runsaassa 70 %:ssa oli saavutettu jonkin verran tai paljon positiivista kehitystä. Parhaita tuloksia saavutettiin asiakkaiden ja palvelutoiminnan näkökulmasta, sillä kaikissa tähän näkökulmaan liittyvissä tavoitteissa oli tapahtunut positiivista kehitystä.

Työprosesseihin liittyvistä tavoitteista 75 % oli toteutunut ainakin jossain määrin. Henkilöstöön, kulttuuriin ja osaamiseen liittyvissä tavoitteissa oli tapahtunut vähiten kehitystä, sillä vain vähän yli puolet tähän näkökulmaan liittyvistä tavoitteista oli toteutunut. Muissa BSC-näkökulmissa tapahtuneen positiivisen kehityksen voidaan olettaa vaikuttavan pitkällä aikavälillä positiivisesti myös organisaation talouteen.

Tutkimuksen toinen päätulos liittyi niihin kehittämishankkeen menestystekijöihin, jotka ovat yhteydessä hyviin tuloksiin. Kehittämishankkeen lähtötilanteessa tärkeimpiä menestystekijöitä ovat olleet selkeät tavoitteet. Hyvien tulosten saavuttamiseksi kannattaa panostaa myös toimenpiteiden laatuun.

Kehittämisprosessin menestystekijöistä erityisen tärkeitä ovat henkilöstön motivaatio ja muutosvastarinnan hyvä hallinta sekä se, että henkilöstöllä tulee olla vaikutusmahdollisuuksia kehittämishankkeessa. Tärkeinä tekijöinä nousivat esille myös organisaation johdon tuki, työympäristöhankkeen suunnittelu sekä projektiorganisaation kokoonpano.

Oikeilla tavoitteilla parhaisiin tuloksiin

Tutkimuksen tulosten perusteella nousi myös esiin joitakin asioita, joihin työympäristön kehittämishankkeissa kannattaisi kiinnittää huomiota. Ennen hankkeen tavoitteiden asettamista on tärkeää perehtyä huolellisesti organisaatioiden edellytyksiin saavuttaa tavoitteet. Jokaisessa hankkeessa on myös hyvä tuoda esille, miten hankkeen lähtötilanteen, panosten ja kehittämisprosessin menestystekijät vaikuttavat tulosten saavuttamiseen. Tämä auttaa kiinnittämään hyvissä ajoin huomiota hankkeen onnistumisen kannalta kriittisiin tekijöihin. Kehittämisprosessin aikana organisaation henkilöstölle on tärkeää antaa konkreettisia esimerkkejä siitä, että heidän mielipiteillään on ollut vaikutusta, koska pienilläkin ja helposti toteutettavilla asioilla voi olla suuri merkitys henkilöstön motivaation kannalta.

Työympäristöhankkeiden tavoitteet kannattaa asettaa sen mukaan, miten paljon organisaatio on valmis panostamaan hankkeeseen. Tavoiteasetannassa kannattaa tuoda esille miten ja milloin tavoiteltavissa asioissa on mahdollista saavuttaa näkyviä tuloksia. Tämän tutkimuksen perusteella erityisesti julkikuvan ja asiakaskokemuksen parantamiseen liittyvät tavoitteet toteutuvat hyvin. Organisaation kulttuuriseen ulottuvuuteen liittyvien tavoitteiden toteutuminen vie puolestaan enemmän aikaa, joten tuloksia ei välttämättä nähdä vielä lyhyellä tähtäimellä.

Diplomityön nimi: Työympäristön kehittämishankkeiden vaikutukset organisaatioiden suorituskykyyn
Tekijä: Teija Seitola
Lisätietoja: Teija Seitola, teija.seitola(at)workspace.fi ja Riikka Vitakoski, riikka.vitakoski(at)rakli.fi