RAKLI ja Espoo selvittivät elinkaariurakoiden tarjouskäyttäytymistä

19.01.12

Espoon kaupunki pyysi RAKLI ry:tä selvittämään haastattelututkimuksella elinkaarimallilla toteutettujen koulu-urakoiden tarjouskäyttäytymistä. Loka-marraskuussa tehdyssä tutkimuksessa haastateltiin kymmenen rakennusurakoitsijan ja kiinteistöpalveluyrityksen edustajaa.

Tutkimuksen tavoitteeksi asetettiin selvittää, miksi tarjoushalukkuutensa ennakkoon ilmoittaneet urakoitsijat ovat jättäneet tarjouksen tekemättä ja mitkä olivat tämän keskeiset perustelut. Samalla haastateltavilta kysyttiin elinkaarivastuun sisältävien urakoiden soveltuvuutta tarjoajayritysten strategiaan nyt ja tulevaisuudessa sekä urakoitsijoiden ehdotuksia sopimusehtojen kehittämiseksi niin, että tarjoushalukkuus voidaan jatkossa varmistaa.

Tutkimuksessa kävi ilmi, että suurimpienkin yritysten valmiudet tehdä tarjouksia elinkaarimallilla ovat rajalliset. Tarjouskapasiteetti riittää vain yhteen tai kahteen tarjouskohteeseen kerralla. Elinkaarihankkeita ilmoitti olevansa valmis tarjoamaan neljä suurta rakennusliikettä.

Tarjousvalmiuteen vaikuttavat myös sopimusehdot, joiden urakoitsijat kokevat siirtävän liikaa riskejä palveluntuottajille. Lisäksi kohteiden suunnitteluun kaivataan nykyistä enemmän vapausasteita elinkaariedullisten ratkaisujen löytämiseksi. Urakoitsijat haluavat tarjota suunnittelun, rakentamisen ja 20-25 vuoden ylläpitovastuun sisältäviä elinkaariurakoita. Käyttäjäpalveluiden ja rahoituksen sisällyttämistä sopimuksiin urakoitsijat eivät näe mielekkäinä.

Markkinatilanne keskeisin tarjoamattomuuden syy

Keväällä 2011 vallinnut markkinatilanne oli urakoitsijoiden kertoman mukaan keskeinen syy siihen, miksi Espoo ei saanut useampia tarjouksia koulu-urakoihin. Samaan aikaan oli 3-4 elinkaarihanketta yhtä aikaa kehitteillä tai tarjottavana. Tarjousruuhka ylitti yrityksissä elinkaaritarjousten tekemiseen varatut resurssit.

Selvityksen mukaan yrityksillä elinkaarihankkeiden tarjousresurssit ovat varsin rajalliset. Suurillakin pääurakoitsijoilla koostuu elinkaarihankkeisiin erikoistunut tarjoustiimi muutamasta asiantuntijasta, jotka käyttävät apunaan yrityksen muita tarjousresursseja. Tämä johtaa tarjouspyyntöjen priorisointiin yritysten sisällä. Myös elinkaaritarjousten vaatimat varsin mittavat ulkoiset kustannukset aiheuttavat tarjouksista pidättäytymisiä.

Sopimusehtoihin tyytymättömyyttä

Toinen keskeinen syy tarjoamasta pidättäytymiseen on haastateltavien mukaan elinkaarihankkeissa sovelletut sopimusehdot. Urakoitsijat ja kiinteistöpalveluyritykset kokevat, että pitkät ja laaja-alaiset elinkaarivastuut siirtävät liikaa riskejä. Kohtuuttomiksi koetaan myös tiukat vaste-ajat huoltopalveluissa, kovat sanktiot palvelupuutteista sekä monimutkaisiksi koetut maksuehdot.

Laajan elinkaarivastuun vastapainoksi kaivataan suunnitteluun vapausasteita. Tarjoajien mukaan elinkaariedullisia ja energiatehokkaita suunnitteluratkaisuja ei voida tehdä, jollei tilaaja luovuta suunnitteluvastuuta palveluntuottajalle.

Tarjoajien mielestä tilaajan tulisi määritellä tarjouksen reunaehdot tilaohjelman ja toiminnallisten vaatimusten muodossa ja jättää niihin perustuvan tilaratkaisun ja teknisten ratkaisun työstäminen tarjoajille. Tämä siirtäisi tarjousten arviointia enemmän laadulla kilpailun suuntaan.

Pitkä elinkaarivastuu ilman käyttäjäpalveluita ja rahoitusta

Elinkaarisopimuksen optimaalinen laajuus käsittää useimpien haastateltujen mukaan laajan suunnitteluvastuun, rakentamisen sekä kiinteistön hoito- ja korjausvastuun 20-25 vuodeksi. Lyhyempi hoitovastuu ei anna riittävästi mahdollisuuksia taloteknisten järjestelmien ja energiaratkaisujen optimointiin. Käyttäjäpalveluita, kuten ruokalapalveluita, ei yleensä haluta sopimuskokonaisuuteen.

Urakoitsijat kehottavat varsin yksimielisesti tilaajia hankkimaan rahoitusratkaisut suoraan rahoitusalan yrityksiltä. Urakoitsijat ja kiinteistöpalveluyritykset katsovat, että heillä ei ole tarjottavana lisäarvoa rahoitusratkaisuihin. Heidän näkemyksensä mukaan kunnan kannattaa hyödyntää hyvää luottoluokitustaan pitämällä rahoituksen ja kiinteistöjen omistuksen suoraan kunnan tai kunnan omistaman kiinteistöyhtiön taseessa.

Tarjonnan nopea laajeneminen ei ole näköpiirissä

Haastattelujen perusteella Suomessa on neljä rakennusyritystä, jotka ilmoittavat elinkaarimallilla toteutettavien kiinteistöhankkeiden kuuluvan strategiaansa. Tilaajat voivat odottaa saavansa tarjouksia näiltä kaikilta, mikäli markkinatilanne ja tarjousehdot puoltavat tarjouksen tekemistä urakoitsijoiden osalta.

Tarjoajien määrä voi jatkossakin jäädä edellä mainittua pienemmäksi mikäli sopimusehdot ja riskit koetaan epäedullisiksi tai urakoitsijoiden rajalliset tarjousresurssit ovat kuormitettuja muilla kohteilla. Jotkut yritykset ilmoittivat harkitsevansa tarjousstrategiaansa kuitenkin uudelleen, mikäli elinkaarihankkeiden kysyntävolyymi merkittävästi kasvaa.

Kiinteistönhoitopalveluja tarjoavien yritysten ja rakennusliikkeiden välinen yhteistyö elinkaarihankkeissa on kehittymätöntä. Siihen ei ole tarjolla vakiintuneita palvelukuvauksia ja sopimusmalleja. Kiinteistöpalveluyritykset eivät pääsääntöisesti ole halukkaita osallistumaan elinkaarisopimuksiin liittyvään riskinottoon, vaan tarjoavat kiinteistöjen hoitopalveluita vakiintuneilla palveluehdoilla.

Markkinatarjonnan merkittävä laajentuminen edellä mainitusta ei ole näköpiirissä odotettavissa olevalla elinkaarihankkeiden kysyntävolyymilla. Muuttamalla sopimusmuotoa vähemmän vastuita ja riskejä palveluntuottajalle siirtäväksi, voivat tilaajat odottaa tarjoajapohjan mahdollisesti laajentuvan muutamalla yrityksellä.

Suosituksia elinkaarihankkeiden tilaajille

Elinkaarihankkeiden kilpailuttamisen kulttuuri on Suomessa varsin nuorta. Tämä näkyy asiakirjojen kirjavuutena ja sopimusehtojen vaihtelevuutena. Nämä lisäävät tarjoajien työmäärää ja riskejä tarjousvaiheessa.

Tutkimuksen perusteella tilaajille voi suositella sopimusehtojen toistuvuutta ja elinkaarihankkeiden sopimusmallien vakioimista. Tilaajien kannattaa myös koordinoida elinkaarihankkeiden ajoitusta sekä julkaista tarjousaikataulunsa hyvissä ajoin ja varata riittävä tarjousaika tarjoajille.

Lisätietoja: Ilpo Peltonen, 040 551 9404