Työympäristöjohtaminen nousi strategiselle tasolle – suorituskyvyn mittaristoa valmistellaan

11.09.15

Tila vaikuttaa ihmisen toimintaan. Esimerkiksi kaupan alalla on jo pitkään seurattu myymälöissä tehtyjen uudistusten vaikutusta ostokäyttäytymiseen. Tietotyössä syy-seuraus-suhteita on vaikeampi näyttää toteen, mutta tämän arviointi on strategisen työympäristöjohtamisen vuoksi välttämätöntä. RAKLI ja Senaatti-kiinteistöt käynnistivät yhdessä kymmenen yrityksen kanssa Tietotyön suorituskyky ja strateginen työympäristöjohtaminen –klinikan, jolla vakiinnutetaan aihepiiriin liittyvää käsitteistöä sekä rakennetaan viitekehys ja mittaristo suorituskyvyn muutosten todentamiseksi. Tilaisuuden avannut RAKLIn Jyrki Laurikainen totesi, että alan yhteisen mittaristo kehittäminen sekä kokoaa tehokkaasti osaamista että parantaa lopputuloksen uskottavuutta.

Juha Olkinuora toivotti klinikan avausseminaarin osallistujat tervetulleiksi Nokian pääkonttoriin. Hän kertoi, että Karaportissa tilojen uudistamisella on haluttu viestiä yrityksessä tapahtuneita muutoksia. Niin sisä- kuin ulkotilojakin on kunnostettu tämän high tech –kampuksen vetovoiman lisäämiseksi. ”Toimiston pitää olla houkutteleva, jotta työntekijä valitsee sinne tulemisen etätyön sijaan”, Olkinuora totesi.

Oikeat ratkaisut lisäävät tyytyväisyyttä ja tuottavuutta

Nokialla on käynnistänyt perusteellisen tutkimustyön, jonka aiheena on työympäristöratkaisujen vaikutus tuottavuuteen. Greg Elliott sanoi, että erilaisia osatekijöitä on tunnistettu paljon, mutta kokoava mittaristo puuttuu vielä. ”Toimitila-, IT- ja henkilöstöjohtamisen pitää yhdessä tukea työn tekemistä. Työympäristö on mahdollistaja. Parhaimmillaan tila viestii arvostusta työntekijää kohtaan ja kannustaa sosiaalisiin kohtaamisiin”, Elliot kuvaili.

Tuottavuudesta on hankkeen aikana kerätty paljon tietoa sekä olemassa olevasta kirjallisuudesta että työntekijöitä havainnoimalla. ”Nyt pitäisi löytää tapa arvioida tuottavuutta edesauttavia muutoksia rahassa. Tämä on välttämätöntä, jotta hyvän työympäristöjohtamisen merkitys tulee ylimmälle johdolle näkyväksi”, painotti Greg Elliot. Onnistunut työympäristö vähentää hukkaa organisaation toiminnassa sekä sitouttaa ja innostaa työntekijöitä. ”Parhaimmillaan tila imaisee työntekijän niin mukaansa, että hän keskittyy herkeämättä suoritukseensa”, Elliot visioi.

Omaisuudesta huolehtiminen ei enää riitä

Valtion toimitilastrategiaa klinikan avausseminaarissa esitteli Kaj Hedvall Senaatti-kiinteistöistä. ”Meillä pinnalla ovat samat asiat kuin muillakin työympäristöjohtajilla: uudet työn teon tavat, monipaikkaisuus ja liikkuvuus”, Hedvall kertoi. Pyrkimyksenä on tarjota kaikille asiakasorganisaatioille sellaiset tilat, joissa olosuhteet voi valita työtehtävän mukaan. ”Meidän kiinteistöammattilaisten on nostettava osaamisemme uudelle tasolle ja oltava johdon strategisia kumppaneita. Tehtävämme on ymmärtää syvällisesti asiakkaan toimintaa, kertoa työn tekemisen muuttumisesta ja siitä, miten työtiloja pitää kehittää. Pelkällä seinien tarjoamisella ei enää pärjää, vaan pitää synnyttää lisäarvoa”, Kaj Hedvall haastoi.

Suorituskyvyn parantamiseen on keinoja

Senaatti-kiinteistöjen Heljä Franssila herätteli seminaariyleisöä kertomalla seurantatutkimuksesta, jonka mukaan vain kolme päivä viikossa on tehollista, tuottavaa työaikaa ja yksi kokonainen päivä menee hukkaan erilaiseen oheistoimintaan, mikä kuormittaa ihmisiä valtavasti. ”Työn tekemisen olosuhteita muuttamalla tätä kuilua voidaan pienentää ja siten lisätä ihmisten henkisiä voimavaroja”, Franssila lupasi.

Heljä Franssila kehotti johtamaan tietotyötä kuin tehdasta tarkastelemalla prosesseja ja pilkkomalla tekemistä osiin. ”Meillä raaka-aine on informaatio ja työvälineiden pitää olla sellaisessa kunnossa, että hommat saa hoidettua sujuvasti ilman häiriöitä. Yksi keskeinen kysymys on se, osaako jokainen työntekijä hyödyntää työvälineitään täysimääräisesti”, Franssila kuvaili ja totesi, että suorituskyvyn mittaamisesta pitää tehdä tietotyössäkin normaalia, jatkuvaa toimintaa. Senaatin kokemukset osoittavat, että työntekijät ovat itsekin erittäin kiinnostuneita kehittämään omia työn tekemisen tapojaan.

Klinikalta työkaluja analysoimiseen

Mikko Östring kertoi, että Tietotyön suorituskyky ja strateginen työympäristöjohtaminen –klinikan työpajoissa mietitään syksyn aikana pala kerrallaan sitä, miten ratkaisuja voidaan optimoida tukemaan parhaalla mahdollisella tavalla suorituskykyä. ”Yhdessä rakennettavaa viitekehystä on tarkoitus alkaa heti pilotoida osallistujaorganisaatioissa”, Östring sanoi. Klinikan loppuseminaari pidetään 15.12. ja tulosraportti julkaistaan alkuvuodesta 2016.