Aamukahvi Annankadulla: Hallitusti kohti toimivampia työympäristöjä

17.05.2016

Päivi Heikinheimo aloitti puheenvuoronsa kysymällä, kuinka moni paikallaolijoista kokee olleensa mukana hyvässä muutosprosessissa. Harva käsi nousi. Heikinheimo kertoi näkemyksiään siitä, miten hankkeet saavuttaisivat niille asetetut tavoitteet. Tärkeintä on, että johto onnistuu pitämään prosessien, sisällön ja ihmisten vaakakupit tasapainossa. Eri osasten välisenä liimana toimivat arvot ja etiikka.

Tavoitteet ymmärrettäviksi

Johdonmukaisuus ja systemaattisuus luovat luottamusta ja turvallisuutta. ”Aivan liian vähän puhutaan vastuiden selkeydestä. Samaan suuntaan ei voi kulkea, jos ei tiedä yhteisiä tavoitteita”, Päivi Heikinheimo muistutti ja luetteli kymmenen uudenlaisen tietotyön piirrettä:

  1. taidot ja kyvykkyydet
  2. yhteistyön oppiminen
  3. muuttuvat tiimit
  4. verkostot
  5. joustava työ
  6. rutiinit digitaalisesti
  7. päätökset hajautetusti tehtävien perusteella
  8. osallistaminen
  9. itsensä johtaminen
  10. hyödyn tuottaminen


Työympäristömuutoksessa tärkeintä on perustella, miksi uudistus tehdään. ”Kannattaa korostaa tarvetta ja muutoksen tuomaa lisäarvoa. Sen sisäistäminen auttaa pakan kasassa pitämisessä”, Päivi Heikinheimo neuvoi työympäristöhankkeiden johtajia. Ihmisillä on muutoksessa huoli siitä, kuullaanko omia toiveita ja miten itselle käy. Muuton tapahduttua keskeistä on tukea vanhasta poisoppimista ja uusien toimintatapojen haltuunottoa. ”Yhteisistä pelisäännöistä pitää sopia heti, ettei synny kilpailevia malleja”, Heikinheimo painotti.

Mobiilissa työympäristössä viestinnän merkitys korostuu, koska työn paikasta riippumattomuus voi helposti hajauttaa pienenkin organisaation. ”Arjen haasteita ovat kollegoiden paikallistaminen, satunnaisten kohtaamisten synnyttäminen ja tietotulvan hallinta. Tarvitaan sekä toimivaa teknologiaa että kasvokkain kohtaamisia”, sanoi Kia Yliperttula. Tuottavuuden ja viihtymisen parantuminen tapahtuu vain, jos työympäristömuutos on hyvin johdettu ja viestinnässä onnistutaan. ”Ihmisiä pitää saada innostettua muutokseen ja heille on tärkeää tarjota osallistumismahdollisuuksia. Tiedottaa täytyy jatkuvasti, myös silloin, kun mitään ei varsinaisesti tapahdu”, Kia Yliperttula korosti.

Kokemukset jakoon

Kia Yliperttula kehotti järjestämään vierailuja muiden yritysten monitilaympäristöihin, jotta ihmiset näkevät hienoja toteutuksia ja motivoituvat oman työpaikan uudistukseen. Mobiilityö lisää haastetta houkutella työntekijät etätöistä toimistolle, ja nuorille työtilojen toimivuus on jo tärkeä kilpailutekijä työpaikkaa valittaessa. ”Hieno työympäristö luo myös yrityskuvaa, ja kiinnostaa mediaakin. Viime aikoina useista lehdistä on voitu lukea juttuja yrityksistä, joissa tietotyön toimintamallit on jo nostettu uudelle tasolle”, kertoi Kia Yliperttula.

Postissa työympäristömuutos oli yksi tapa tuoda esiin yrityksen 2020 visiota, sekä viedä organisaatiota kohti asetettuja tavoitteita. Talousaspekti ja tilatehokkuus olivat merkittäviä tekijöitä, kun hanketta käynnistettiin, mutta myös Postin houkuttelevuus työnantajana oli keskeinen motiivi muutokselle. ”Meillä lähdettiin liikkeelle huolellisella nykytila-analyysillä ja henkilöstön toiveiden kartoittamisella”, Antti Pitkänen kuvaili. Projektin aikana kolmesta keskenään erilaisesta talosta muutettiin niistä yhteen, josta tehtiin moderni monitilaympäristö.

Palaset loksautettava kohdalleen

”Tilat ovat nyt visuaalisesti miellyttävät ja selkeät. Erityistä huomiota kiinnitettiin akustiikkaan ja valaistukseen”, Antti Pitkänen luetteli. Postissa oli käytössä demotila, jossa työntekijät pääsivät testaamaan uutta työympäristöä ja äänestämään kalustevalinnoista. ”Meillä järjestettiin paljon henkilöstöhaastatteluja, -kyselyitä ja -infoja. Hankkeen edetessä niiden kävijämäärät alkoivat vähentyä, mikä osoitti viestinnän onnistuneen ja ihmisten sisäistäneen projektin tavoitteet”, Pitkänen iloitsi.

Onnistuneessa työympäristömuutoksessa henkilöstö- ja tietohallinnon sekä kiinteistöjohtamisen pitää toimia saumattomasti yhteen. ”Hankkeen aikana tavoitteiden ja suurten linjojen pitää olla selkeät ja yhteistyökumppaneiden luotettavia. Muutoksen jälkeen on tärkeää varmistua siitä, että monitilaa käytetään suunnitellulla tavalla. Työympäristöjohtaminen on jatkuvaa toimintaa”, Antti Pitkänen summasi.

Lehdistötiedote: Suorituskyvyn mittaamisella tehoa tietotyöhön
TIlaisuuden aineistot (RAKLIn jäsenille)