Oikeanlainen tila lisää työtehoa

22.04.2015

RAKLIn huhtikuun Aamukahvi Annankadulla –tilaisuudessa kuultiin innostavia esimerkkejä siitä, miten suuri vaikutus työympäristöillä on työn tekemisen tuloksellisuuteen. Kun monitoimitila on hyvin suunniteltu ja toimiva, on siellä huikea vaikutus myös työhyvinvointiin. Aiheesta alustaneet Reetta Ripatti, Pontus Kihlman ja Vesa Vuoti korostivat tilojen kokemuksellisuutta ja merkitystä  ydintoiminnalle teknis-taloudellisen lähestymistavan sijaan sekä aktiivista vuorovaikutusta, kun työympäristöistä kehitetään paremmin tietotyötä tukevia.

Johtaja Mikko Östring RAKLIsta korosti, että työelämän murros ja asiakkaiden tarpeiden muuttuminen pitää kiinteistöliiketoiminnassa nähdä pikemminkin mahdollisuutena kuin uhkana. Jo nyt tutkimus ja kokemukset osoittavat, että tiloilla on suuri merkitys myös työn tuottavuuteen, minkä vuoksi esimerkiksi tarpeita vastaamattomia toimistoja on välttämätöntä kehittää. Lisäksi se, että uudistusten myötä tilatehokkuus parantuu ja epäkuranttia tilaa vapautuu muuhun käyttöön, voidaan kääntää positiiviseksi kehitykseksi. Kaupungistuminen lisää tarvetta nykyrakenteen tiivistämiselle. Toiminnan muutosten nopeutuessa ja käyttäjätarpeiden muuttuessa tilojen monikäyttöisyys ja tarve käyttötarkoituksenmuutoksille korostuvat.

Muutos haastaa työympäristöasiantuntijan

Johtava asiantuntija Reetta Ripatti kertoi, että huomisen työympäristöissä kiinnostavaa on sosiaalinen, fyysinen ja virtuaalinen muutos sekä erityisesti näiden rajapinnat. ”Kun pyritään ydintoiminnan tukemiseen, pitää esimerkiksi varmistua siitä, että työntekijöillä on riittävästi osaamista uuden, hienon infrastruktuurin hyödyntämiseen”, sanoi Reetta Ripatti. Teknis-taloudellisesta toimitilajohtamisesta ollaan siirtymässä kohti symbolis-emotionaalista työympäristöjohtamista, mikä edellyttää myös työn sisällön ja asiakkaan tarpeiden, ei vain fyysisen ympäristön ymmärrystä. ”Uudessa ajattelussa kolmion pohjalla, sen tukijalkana ovatkin tarpeet ja ydintoiminnan lähtökohdat, eivätkä enää tekniset seikat”, kuvaili Reetta Ripatti ja jatkoi: ”Parhaillaan keräämme tietoa monitilaympäristöön siirtymisen vaikutuksista ja tutkimme sen vaikutusta suorituskykyyn.”

Monitilatoimistossa viihdytään

Tilankäytönselvitykset ovat yksi keino saada pohjatietoa työympäristökehittämisen tueksi. Executive consultant Pontus Kihlman Rapalista kertoi vuoden 2014 tutkimuksen tuloksista. Yhdentoista suuren pääkaupunkiseudulla toimivan yrityksen toimitilojen käyttöä käsitellyt selvitys kertoo karua totuutta: työpisteet ovat käytössä vain noin puolet työajasta, ja kokoushuoneiden tilanne on keskimäärin vielä tätäkin heikompi. ”Monitilatoimistoissa tyhjäkäyttöä voidaan selvästi vähentää ja myös muut faktat puhuvat näiden joustavien työympäristöjen puolesta. Yhdeksän kymmenestä työntekijästä oli tällaisessa toimistossa tyytyväinen ja kokee työhyvinvointinsa hyväksi, kun perinteisissä tiloissa päästään vastaavassa kyselyssä noin seitsemänkymmenen prosentin kieppeille”, Kihlman luetteli. Tällaiset parannukset viihtyvyydessä näkyvät myös työn tuloksissa ja resursseja saadaan siirrettyä turhasta tilasta tärkeisiin investointeihin.

DNA kokeili ja onnistui

Esimerkkinä erilaisia työtehtäviä tukevista toimitiloista kuultiin hallintojohtaja Vesa Vuotin kuvaus DNAlla toteutetuista uudistuksista. ”Teknologia mahdollistaa jo tietotyön irtautumisen tietystä sijainnista ja on aivan varmaa, että murros tulee. Totta kai sitä tekee kauniina kesäpäivänä mieluummin töitä ulkona lepotuolissa kuin koppikonttorissa”, arvioi Vuoti ja haastoi toimitila-ammattilaisia: ”On jokaisen yrityksen oma valinta, ottaako muutoksesta hyödyn irti heti vai vasta sitten, kun muut menivät jo. Jollakin aikavälillä työtilat joka tapauksessa muuttuvat ja niistä tulee myös kilpailutekijä työmarkkinoilla. Suosittelen testaamaan mikä toimii, ja pilotoimaan rohkeasti.” Vuoti korosti, ettei toimitilauudistusta kannata toteuttaa vain säästö edellä: ”Meillä on investoitu eri tavoilla henkilöstön hyvinvointiin, kun toimistouudistukset ovat lisänneet tilankäytön tehokkuutta. Tämä helpottaa muutoksen läpivientiä.” Vuoti painotti, että vuoropuhelu, kuunteleminen ja vaikuttamismahdollisuuksien tarjoaminen ovat ensiarvoisen tärkeitä, kun joka päiväisen tekemisen ympäristöä aletaan uudistaa.

Tilatehokkuus tuo myös säästöä

”Meidän kokemustemme mukaan monitilatoimisto parantaa huomattavasti tyytyväisyyttä tiloihin, työn sujuvuutta ja keskittymismahdollisuuksia. Pelkästään se, mihin olet toimistolla sijoittunut, antaa kollegoille selvän signaalin tekemäsi työn luonteesta ja mahdollisesti tarvitsemastasi rauhasta”, Vesa Vuoti kuvaili. Myös taloudelliset hyödyt siirtymisestä monitilaympäristöön ovat DNAlla kiistattomat: ”Toimitilakulut ovat pysyneet samoina, vaikka henkilöstömäärämme on kasvanut. Tämä on upea mahdollisuus, joka pitää ehdottomasti hyödyntää, kun taloustilanne on heikko.” Uudet työn tekemisen tavat vaativat kehittymistä myös esimiehiltä. ”Kun työntekijöitä ei jatkuvasti näe, pitää heidät ja heidän tapansa tuntea hyvin. Ilman luottamusta ei tällaiseen työskentelymuotoon voida siirtyä”, Vuoti muistutti.

RAKLI pureutuu työympäristökehittämiseen

Mikko Östring kertoi, että RAKLI ja Senaatti-kiinteistöt ovat käynnistämässä vielä alkukesästä klinikkatyöskentelyä, jonka aikana kehitetään menetelmää tietotyön suorituskyvyn arviointiin ja strategiseen työympäristöjohtamiseen. Keskustelu oli huhtikuun Aamukahvi Annankadulla –tilaisuudessa vilkasta ja erityisesti muutosjohtamisen haasteet ja parhaat käytännöt korostuivat puheenvuoroissa. Suorituskyvyn ohella tullaan käynnistämään myös muita työympäristökehittämistä tukevia hankkeita, Östring lupasi.