Keskity hybridityön johtamiseen ja tavoitteisiin, älä toimistopäivien määrään

Hybridityössä huomio on jo pitkään kohdistunut siihen, missä työtä tehdään ja kuinka usein toimistolle tullaan. Seuraava askel on kiinnittää huomiota enemmän siihen, miten työtä johdetaan ja miten luodaan työntekijöille parhaat mahdolliset edellytykset onnistua työssään.

Raklin hybridityön sparraussarjan ensimmäisessä tilaisuudessa kuulimme JLL:n Sofia Jakaksen keynote-puheenvuoron, jossa Jakas kävi läpi heidän tuoreen tutkimuksensa tuloksia. Tutkimuksen mukaan suomalaiset arvostavat hybridityötä, mutta työympäristöjen on vastattava nykyistä paremmin muuttuneisiin tarpeisiin. Monipuolisten, oikein mitoitettujen ja varusteltujen tilojen tulee olla joustavia ja mahdollistaa laajasti eri työnteon muodot, keskittymistä, yhteistyötä ja spontaania vuorovaikutusta. Tilojen määrää, laatua ja käyttöä on johdettava kokonaisuutena työn tarpeiden ja organisaation tavoitteiden pohjalta.

Hybridityö edellyttää strategista suuntaa, yhteisiä toimintatapoja ja kytkentää liiketoiminnan tuloksiin. Onnistuminen vaatii johdon näkyvää sitoutumista, henkilöstön osallistumista, selkeää viestintää, osaamisen kehittämistä ja jatkuvaa palautetta. Johtamisen tehtävänä on poistaa uudistumisen esteitä sekä integroida työkäytäntöjen ja työympäristön kehittäminen osaksi jokapäiväistä toimintaa.

Workplace Awards 2026 -kilpailu kokoaa parhaat työympäristöteot

Sparraustilaisuudessa kuulimme viisi skaalattavaa työympäristötekoa, jotka ovat osallistuneet Raklin Workplace Awards 2026 -kilpailuun. Kilpailussa nostamme esiin suomalaisten organisaatioiden pieniä ja suuria työympäristötoteutuksia. Tekojen arvo kiteytyy käytännön oivalluksiin henkilöstön osallistamisesta, olemassa olevien tilojen hydyntämiseen uusilla tavoilla sekä toiminnasta kertyvien kokemusten muuttamisesta yhteiseksi osaamiseksi.

1. Case Kela: Työympäristötiimi sujuvan arjen tukena

Osallistava toimintamalli työympäristöjen jatkuvaan kehittämiseen

Kela lähti ratkaisemaan työympäristöjohtamisen hajanaisia käytäntöjä. Lähtötilanteessa vastuut ja palautekanavat olivat epäselviä, paikalliset käytännöt vaihtelivat ja vastuu painottui yksittäisille tilayhdyshenkilöille. Hyviä toimintatapoja ei jaettu järjestelmällisesti paikkakuntien välillä, ja yksikkörajat ylittävä yhteistyö sekä yhteisöllisyys olivat vähäistä.

Ratkaisuksi perustettiin paikallisia työympäristötiimejä, jotka yhdistävät henkilöstön, esihenkilöt sekä työympäristöjen ja palvelujen asiantuntijat jatkuvaan kehittämiseen. Tiimit kokoavat käyttäjähavaintoja, käsittelevät paikallisia tarpeita, kokeilevat ratkaisuja ja välittävät tietoa henkilöstön sekä organisaation tukitoimintojen välillä.

Toimintaa tukevat yhteiset periaatteet, roolit, perehdytys ja tukimateriaalit sekä vetäjien sparraukset, verkostotapaamiset ja asiantuntijatuki. Valtakunnallinen rakenne auttaa jakamaan oppeja, mutta mahdollistaa myös paikalliset ratkaisut.

Kehitystyön keskeinen uudistus on käyttäjän roolin laajentuminen työympäristön kehittäjäksi, kattaen fyysiset tilat, työn tekemisen käytännöt, digitaaliset ratkaisut, vuorovaikutuksen ja yhteisöllisyyden. Tässä on kuitenkin tärkeätä tiedostaa ja tunnistaa mahdolliset henkilökohtaiset piiloagendat.

Toiminnan vaikuttavuutta seurataan tapaamisten ja kehittämistoimenpiteiden määrällä, henkilöstöpalautteella, työympäristökokemusta kuvaavilla kyselyillä ja ratkaistuilla arjen haasteilla. Henkilöstön vaikutusmahdollisuudet ovat parantuneet ja yhteistyö henkilöstön, esihenkilöiden ja työympäristöasiantuntijoiden välillä on tiivistynyt.

Skaalattavat opit:

• Käyttäjälähtöisyys osallistamisesta jatkuvaksi toimintatavaksi
  → Työympäristö yhdessä kehitettävänä alustana muuttuvalle työnteolle
• Selkeät roolit ja rakenne, muun muassa säännöllinen toimintarytmi, paikallinen omistajuus, yhteys päätöksentekoon ja kehittäjille annettava tuki

2. Case Metsä/Skogen Metsämoduulit

Palautumista ja hyvinvointia tukevat tilat osaksi työympäristöä

Tietotulva, keskeytykset ja kasvavat kognitiiviset vaatimukset lisäävät työntekijöiden kuormitusta kiihtyvällä tahdilla. Työympäristöt on perinteisesti suunniteltu tehokkaaseen työn tekemiseen ja työpäivän aikaiselle palautumiselle on harvoin laadukkaita tiloja.

Metsä/Skogen on kehittänyt ratkaisuksi Metsämoduulit™-konseptin, joka tuo luonnon hyvinvointia tukevia elementtejä osaksi työpäivää. Eri kokoiset KÄPY-, PURO- ja KELO-moduulit tukevat laajasti palautumista, rauhoittumista, keskittymistä ja kohtaamisia. Moduuleissa yhdistyvät tilasuunnittelu, luonnonmateriaalit ja -muodot sekä moniaistiset elementit, kuten kuva-, ääni- ja tuoksumaailma kokonaisvaltaiseksi tilakokemukseksi.

Luontoa tuodaan toiminnalliseksi osaksi työympäristöä eikä vain visuaalisena sisustuselementtinä. Modulaarisuuden ansiosta ratkaisu voidaan sijoittaa erilaisiin ympäristöihin ilman laajoja tilamuutoksia. Konseptia on hyödynnetty muun muassa Danske Bankissa, ISS Palveluissa ja Raklissa.

Ratkaisujen toimivuutta seurataan tilojen käyttöasteiden sekä työntekijä- ja vierailijapalautteen avulla. KÄPY Metsästudio on ollut Danske Bankissa aktiivisessa käytössä ja saanut erittäin myönteistä palautetta. Seuraavassa kehitysvaiheessa syvennytään käyttäjäkokemuksen ja vaikuttavuuden mittaamisen systematisointiin. Metsä/Skogen tekee Helsingin yliopiston kanssa tutkimusyhteistyötä, joka kohdistuu luontoympäristöihin ja moniaistisuuteen.

Skaalattavat opit:

• Hyvinvoinnin kehittäminen rajatulla ja tarkasti kohdennetulla tilaratkaisulla.
• Laadukkaat moniaistilliset palautumisen tilat tukevat myös muita toimintoja, kuten keskittymistä, oppimista tai luottamuksellisia keskusteluja.
• Työympäristön strateginen rooli työntekijöiden suorituskyvyn ja hyvinvoinnin ylläpitämisessä sekä kehittämisessä.

3. Case Senaatti-kiinteistöt: Hankkeiden vastuullisuusratkaisupankki Haavi

Hankkeiden opeista ja käytännön kokemuksista yhteistä tietopääomaa

Toimitilahankkeissa syntyy jatkuvasti arvokasta käytännön tietoa, muun muassa uusista ratkaisuista ja toimintamalleista. Opit eivät kuitenkaan skaalaudu, jos ne jäävät yksittäisen projektin, asiantuntijan varaan tai vaikeasti löydettäviin dokumentteihin. Senaatti-kiinteistöjen kehittämän Haavi-ratkaisupankin tavoitteena on koota vastuullisuushankkeiden opit helposti löydettävään ja hyödynnettävään muotoon.

Haaviin on koottu yhdenmukaisesti jäsenneltynä vastuullisuusratkaisuja, kokeiluja ja toimintatapoja. Kuvauksissa tuodaan onnistumisten lisäksi esiin toteutuksen vaatimukset, haasteet ja kehityskohteet, jotta käyttäjä pystyy arvioimaan ratkaisun soveltuvuutta ja hyödynnettävyyttä omassa hankkeessaan.

Sisältörakenne testattiin ensin erillisellä diapohjalla, minkä jälkeen ratkaisupankki rakennettiin osaksi konsernin olemassa olevaa verkkoympäristöä. Sisäisiä ratkaisuja kartoitettiin asiantuntijahaastattelujen avulla, ja ulkoisia esimerkkejä koottiin julkisista lähteistä. Tekoälyä hyödynnettiin aineistojen etsimisessä, koostamisessa ja kuvausten luonnostelussa yhtenäisen mallin pohjalta. Ennen julkaisua Haaviin koottiin noin 30 ratkaisua neljästä pääteemasta: kiertotalous, hiili- ja ilmastoviisaus, luonnon monimuotoisuus ja sosiaalinen vastuu.

Haavi avattiin koko konsernin käyttöön syyskuun alussa 2026. Alkuvaiheessa seurataan palvelun käyttöä, sisältöjen lisääntymistä ja käyttäjäpalautetta. Jatkossa keskiössä on vaikuttavuuden todentaminen, eli hyödynnetäänkö ratkaisuja uusien hankkeiden tukena ja siirtyykö aiempi osaaminen käytäntöön.

Skaalattavat opit:

• Oppien yhdenmukainen kuvaaminen, muun muassa mitä tehtiin, mitä toteutus vaati, mitä opittiin ja millaisia haasteita kohdattiin.
• Toimintamalli soveltuu kaikkiin organisaatioihin, joissa projektit kerryttävät osaamista ja tietopääomaa. Yhtenäinen kuvauspohja, luokittelu ja selkeät vastuut tukevat jatkuvaa kehittymistä.
• Oppien ja parhaiden käytäntöjen jakaminen yli organisaatiorajojen voi uudistaa koko toimialaa.

4. Case Spacent: Alustapalvelu toimitilakustannusten ja hybridityön vaikuttavuuteen

Kiinteästä toimitilasalkusta joustavaksi palveluverkostoksi

Hybridityössä tilojen käyttö vaihtelee päivittäin ja toimipaikoittain. Tämä haastaa erityisesti suuria, useissa toimipaikoissa toimivia organisaatioita, joiden toimitilasopimukset, palvelut ja kustannukset ovat usein hajallaan.

Spacentin alusta yhdistää organisaation omat toimitilat, yli tuhannen yhteiskäyttötilan verkoston ja toimistopalvelut samalle alustalle. Joustotilojen varausalustasta kehittynyt palvelu kokoaa sopimukset ja kuukausilaskutuksen, hallintaportaalin sekä käyttö- ja kustannusraportoinnin yhdeksi kokonaisuudeksi. Kustannukset kohdistetaan käytön mukaan kustannuspaikoille ja tilausnumeroille. Portaalissa voidaan hallinnoida varaussääntöjä, käyttöoikeuksia, tiimi- ja aluekohtaisia budjettirajoja sekä hybridityön linjauksia. Raportointi yhdistää oman toimiston varausdatan ja yhteiskäyttöverkoston käytön.

Toiminnan seurannassa hyödynnetään mittareita, kuten kohdekohtaisia käyttöasteita, €/hlö, varauspäiviä, yhteiskäyttötilojen kustannuksia, käyttäjäarvioita ja laskennallisia CO₂-vaikutuksia. Kerätty tieto tukee päätöksentekoa tilakapasiteetin muuttamisesta tai toimipisteiden yhdistämisestä. Joustavat sopimusehdot mahdollistavat muutokset ja vahvistavat organisaation muutosjoustavuutta.

Tavoitteena on muodostaa koko tilaverkostosta läpinäkyvä ja hallittava kokonaisuus, jota mitoitetaan, budjetoidaan ja kehitetään todellisen käytön perusteella.

Skaalattavat opit

• Kokonaisvaltainen käyttöjärjestelmä hybridityön johtamiseen
  → Toimitilat, palvelut sekä käyttö- ja kustannustieto yhdessä näkymässä
• Toimitilojen johtaminen kehittyvänä resurssina
  → Omat toimitilat voidaan mitoittaa peruskysynnän mukaan, ja kysyntähuiput tai vaihtelut kattaa joustavalla palveluverkostolla

5. Case Työterveyslaitos ja Newsec: 2 minuutin toimistokävely

Kahden minuutin rutiinilla liikettä ja hyvinvointia työpäivään

Hyvinvoinnin edistäminen jää usein pelkäksi tavoitteeksi, ellei työympäristö tue sitä käytännössä. Hyvä aikomus ei muuta käyttäytymistä, jos liikkuminen vaatii työn tauottamisen suunnittelua, erillisen tilan tai kuntoiluvälineitä.

Työterveyslaitoksen ja Newsecin kehittämän kahden minuutin toimistokävelyn tavoitteena on tehdä työn tauottamisesta helppoa ja näkyvää osaa työarkea. Konseptin taustalla ovat Työterveyslaitoksen tutkimustoiminta ja SitFit-tutkimuksen havainnot.

Työterveyslaitoksen uuteen päätoimipisteeseen suunniteltiin kerroskohtainen, noin kaksi minuuttia kestävä kävelyreitti, joka merkittiin pohjakarttaan ja opastettiin selkeästi. Reitin varrelle sijoitettiin hyvinvointitaukopisteitä ja lyhyitä tehtäviä, jotka kannustavat esimerkiksi liikkumaan, lepuuttamaan silmiä katsomalla kauas tai kiinnittämään huomio ympäristön taiteeseen.

Reitti suunniteltiin yhdessä henkilöstön kanssa siten, ettei se häiritse muuta toimintaa. Ratkaisussa hyödynnetään olemassa olevia käytävä- ja toimistotiloja, eikä se edellytä erillistä liikuntatilaa tai merkittäviä investointeja.

Toimistokävely on innostanut työntekijöitä säännölliseen tauottamiseen ja tuonut tutkimustiedon osaksi arjen käytäntöjä. Säännöllisyys on keskeistä uusien rutiinien kehittämisessä ja on kiinnostava nähdä vaikutuksia työntekijöiden hyvinvointiin ja työkykyyn keskipitkällä aikavälillä (mm. työn tuottavuus ja sairauspoissaolot).

Skaalattavat opit:

• Hyvinvointia tukeva tilaratkaisu, joka ei vaadi merkittävää tilavarausta tai investointia. Olennaista on tehdä tavoitellusta toiminnasta helppoa, näkyvää ja luonnollinen osa työpäivää.
• Käyttäytymisen muutosta tukeva suunnittelu. Työympäristö voi motivoida ja rohkaista tekemään hyvinvointia parantavia valintoja.