Ota yhteyttä!
Toimitilat ja toimintaympäristöt, työn ja kaupan murros, tulevaisuuden ennakointi, Suomen Kauppakeskusyhdistys ry:n toiminnanjohtaja, Toimitilajohtamisen yhdistys IFMA Finland ry:n asiamies
Raklin ja IFMA Finlandin Workplace Awards -kilpailussa etsitään vuoden parasta työympäristötekoa.
Tänä vuonna kilpailussa on kotimaisen sarjan lisäksi mukana myös kansainvälinen sarja. Kansainvälisen sarjan toteutus ja aikataulu tarkentuvat maaliskuun aikana.
Kotimainen sarja, Workplace Awards Finland, kokoaa aikaisempien vuosien tapaan kiinnostavimmat vuonna 2022 toteutetut työympäristöteot neljässä kategoriassa ja yhdessä bonuskategoriassa:
Osallistua voi yhteen kategoriaan ja osallistujana voi olla organisaatio tai teon toteutuksessa mukana ollut taho. Kaikki osallistujat saavat toimialalla näkyvyyttä tulevissa tilaisuuksissa!
Tänä vuonna mukana on myös bonuskategoria ”Epämuodollisen vuorovaikutuksen parantaminen hybridityössä”, jonka tavoitteena on löytää laajasti skaalattavia toimenpiteitä yhteiseen haasteeseen!
Workplace Awards on Raklin ja IFMA Finlandin kilpailu, jonka järjestämisessä mukana Henry ry.
Työympäristöteko voi ottaa osaa 1-4 alla olevista kilpailukategorioista.
Yrityskulttuuri ja johtaminen, uudet tavat työskennellä
Uusien työvälineiden ja teknologioiden kehitys
Fyysisen työympäristön kehittäminen
Vastuullisuus
Bonuskategoria: Epämuodollisen vuorovaikutuksen parantaminen hybridityössä
Hakemus ja presentaatio
Knowit & Newsec: Knowitin uusi toimisto: Functional, Inspiring & Sustainable
Newsec toimi Knowitin kumppanina työympäristöprojektissa, jossa Knowitin kaikki liiketoiminnot ja pääkaupunkiseudun 300 työntekijää muuttivat saman katon alle. Projektin tavoitteena oli luoda vastuulliset ja ympäristöystävälliset tilat, jotka mahdollistavat sujuvan yhteistyön, tukevat henkilöstön hyvinvointia ja vahvistavat yhteistä Knowit-kulttuuria. Henkilöstön ehdotukset, mielipiteet ja tarpeet huomioitiin työympäristön kehittämisessä. Toimistolle luotiin yhteistyötä tukevia neuvottelu- ja projektitiloja sekä kaksi loungea, jotka toimivat henkilöstön kohtaamis- ja virkistäytymispaikkoina. Toimistolta löytyy myös kaksi rentoutumiseen ja liikkumiseen tarkoitettua wellness-huonetta sekä äänieristettyjä ja hiljaisia tiloja rauhallista työskentelyä varten. Tilasuunnitteluvaiheessa lähtökohtana oli niin tilojen kuin kalusteiden muunneltavuus, ja tehokkaaseen tilankäyttöön pyrittiin kiinnittämään erityistä huomiota. Lopputuloksena syntyi vastuullinen ja skaalautuva työympäristökonsepti, jota Knowit pystyy hyödyntämään myös muissa toimipisteissään.
Workspace & Oulangan Luontokeskus: Luontokeskus uudistuu – elämyksellinen palvelukeidas Oulangan kansallispuistoon
Workspace loi Metsähallituksen ylläpitämälle Oulangan Luontokeskukselle uudella ilmeellä varustetun tila- ja palvelukonseptin, joka palvelee paremmin luontokeskuksen moninaista käyttäjäryhmää. Vahvana suunnitteluajurina toimivat ekologiset arvot ja upea ympäröivä luonto. Suunnitelmissa säilytettiin mahdollisimman paljon alkuperäistä ja kaikki toiminnot sisällytettiin olemassa oleviin tiloihin, jotta lisärakentamiselta vältyttiin. Kävijöiden tarpeiden ja palvelupolkujen pohjalta luotiin selkeä, avarampi ja toimivampi tilakokonaisuus, jossa on huomioitu myös erityisryhmät. Selkeän ilmeen ansiosta ympäröivä luonto korostuu myös sisätiloissa ja näytteilleasettelussa. Lähiluonnosta inspiraationsa saaneet materiaalivalinnat ja värit yhdessä erilaisten haptisten pintojen kanssa tekevät tilasta kiinnostavan. Luonnon ääniä voi kuunnella äänisuihkujen alla, ja valaistuksella on luotu viihtyisä tunnelma. Keskus on avoin kaikille vierailijoille ympäri vuoden ja tilaa saa käyttää vapaasti.
Workspace & Business Helsinki: Ympäristövastuu, kiertotalous ja eettisyys työympäristösuunnittelun ajurina
Workspace suunnitteli Business Helsingille eli Helsingin kaupungin Elinkeino-osastolle uudet tilat vuonna 1931 valmistuneeseen entiseen ammattikoulurakennukseen. Henkilöstölle muutto uusiin tiloihin merkitsi siirtymistä omasta työhuoneesta monitilatoimistoon, jossa työpisteitä käytetään yhteisesti. Elinkeino-osaston uudet tilat LEED Gold -ympäristöluokituksen saaneella KOO3-talolla synnyttivät tilasäästöä n. 1000 m2 verran, kun aiemmista toimipisteistä voitiin luopua toimitilamuuton myötä. KOO3 on osa Helsingin kaupungin elinkeinopalveluiden tilaverkkoa, johon kuuluu kolme lähekkäin sijaitsevaa toimipistettä. Vakituisen toimipisteen lisäksi työntekijöillä on mahdollisuus hyödyntää myös muita tilaverkon toimipisteitä silloin, kun se työtehtäviin ja työpäivään sopii. Kiertotalous, ympäristövastuu ja eettisyys näkyvät vahvasti kaikissa Elinkeino-osaston käytössä olevissa tiloissa sekä kaluste- ja materiaalivalinnoissa. Suurin osa työpisteistä löytyi kaupungin tiloista kierrätyskalusteina, ja uusien kalusteiden hankinnassa on suosittu suomalaista design-työtä.
Martela: Martela leikkasi yli kolmanneksen neliöistä ja paransi merkittävästi henkilöstötyytyväisyyttään
Martelan pääkonttori muutti keväällä 2022 Espooseen vuonna 1987 rakennettuun hiilineutraaliin peruskorjauskohteeseen. Muutos oli osa Martelan pohjoismaista strategiaa, jossa toimistoneliöt on pyritty tiivistämään kaikilla paikkakunnilla tasolle 14 m²/hlö. Uuden pääkonttorin valinnassa painotettiin Martelalle tärkeitä vastuullisuusarvoja, ja vanhaa kunnostettua rakennuskantaa etsittiin uuden rakentamisen sijaan.Martela on tehnyt pitkäjänteistä työtä myös henkilöstön työtilatarpeiden selvittämiseksi. Turun Ammattikorkeakoulun MOTTI-tutkimusryhmä tekee parhaillaan seurantatutkimusta toimitilamuutoksen vaikutuksista henkilöstön kokemuksiin. Ensimmäiset tulokset osoittavat, että vaikka neliöiden määrä on vähentynyt oleellisesti, henkilöstö on ollut tilaratkaisuun erittäin tyytyväinen. Henkilöstön tarpeiden mukaan räätälöity, sisäympäristöltään laadukas ja joustava monitilatoimisto on osoittautunut kannattavaksi investoinniksi sekä työntekijälle että työnantajalle samalla, kun toimitilakustannusten pienentäminen on tukenut kestävää kehitystä.
Sitra x Fyra
Suomen itsenäisyyden juhlarahasto, Sitra, on vastuullinen ja riippumaton tulevaisuustalo, jonka tehtävänä on ennakoida tulevaisuuteen vaikuttavia ilmiöitä, kehittää ja selvittää uusia ratkaisuja ja toimintamalleja sekä tehdä ennakkoluulottomia kokeiluja yhdessä eri sektoreiden kanssa. Strategia Sitran Ruoholahdessa sijaitsevien toimitilojen uudistukseen noudatti samoja tulevaisuuden ennakoinnin ja vastuullisuuden periaatteita. Suunnittelutoimisto Fyran toteuttama toimitilojen uudistusprosessi keskittyi seitsemännen kerroksen työympäristön päivityksiin, uusien työskentelytapojen määrittämiseen ja kuudennen kerroksen hybriditapahtumatilan uudistamiseen. Käyttäjän tarpeita tukevan toiminnallisuuden ja visuaalisen ajattomuuden lisäksi suunnitteluprosessissa keskeisessä roolissa olivat vastuullisuuden eri osa-alueet. Kestävän kehityksen yhdeksän R:ää ohjasivat projektin rakenne-, materiaali- ja kalustevalintoja. Hyvinvointia tukevat, jokaista käyttäjää inklusiivisesti palvelevat tilat kuvastavat projektin sosiaalista vastuullisuutta.
IF: Frami – merkityksellisiä kohtaamisia
Ifin Turun toimiston ensimmäisen kerroksen, Framin, tilamuutos vastaa monimuotoistuneiden työskentelytapojen luomiin tarpeisiin ja edistää merkityksellisten kohtaamisten syntymistä sosiaalisen ja digitaalisen työympäristön ulottuvuuksien avulla. Frami tunnetaan nykyään ifläisten olohuoneena, joka kokoaa ihmiset työskentelemään ja oppimaan yhdessä. Muutosprojektissa kuunneltiin laajasti eri yksiköiden ja tiimien tarpeita, ja erityisesti projekti- ja tiimityöskentelyä tukeviin tilaratkaisuihin panostettiin. Framilta löytyvä Smart Office -teknologia tukee tiedolla johtamista sekä mahdollistaa tilojen käyttämisen ja seuraamisen aiempaa modernimmalla tavalla. Myös ergonomisiin kalusteratkaisuihin on kiinnitetty erityistä huomiota, ja uusien tilojen äänimaailma on miellyttävä. Frami edustaa Ifin yhteisöllistä työskentelykulttuuria: Framilla järjestettävät teematapahtumat kokoavat ifläiset yhteen ja tauolla voi virkistäytyä esimerkiksi kahvittelemalla tai haastamalla kollegan biljardissa. Framin muutosprojekti on herättänyt Turun toimiston ensimmäisen kerroksen uudella tavalla eloon ja ruokkinut samalla kohtaamisia, jotka synnyttävät uusia innovaatioita ja ristiinpölytystä yli yksikkö- ja tiimirajojen.
Retta: Yksi Retta – onnistumme yhdessä
Retta toteutti työympäristömuutoksen, jossa luotiin uudet tavat työskennellä ja toimia osana Yksi Retta -strategiaa. Samalla yrityksen 350 henkilön pääkonttorille suunniteltiin uudet työskentelytilat, jotka tukevat Rettan arvoja ja uudistettua yrityskulttuuria. Henkilöstöä osallistettiin tilahankkeen jokaisessa vaiheessa, ja tiimien erityistarpeet huomioitiin. Tilojen käyttöönotto olikin helppoa kaiken osallistamisen jälkeen, koska tilojen käyttäjät ymmärsivät uudet toimintatavat tiloihin muutettaessa. Uudet työskentelytilat houkuttelevat toimistolle, ja useat erilaiset neuvottelu- ja vetäytymistilat tukevat myös hybridityöskentelyä. Toimistolla on nimeämättömät työpisteet sekä työpisteiden varausjärjestelmä. Työhyvinvointi on huomioitu toimiston valaistuksen ja äänimaailman suunnittelussa. Työpisteet ovat ergonomisia, ja staattista työpäivää voi virkistää esimerkiksi taukojumpalla hyvinvointitilassa tai kävelemällä toimiston näköalaportaat edestakaisin. Uuden toimiston käyttöönoton myötä yrityskulttuurin muutos on näkynyt uudistuneina johtamiskäytänteinä, jotka toteuttavat arvoamme ”Onnistumme yhdessä”. Uusi tila on lisännyt yhteistyötä eri toimintojen välillä ja kohtaamiset ovat lisääntyneet kollegojen kesken.
Senaatti-kiinteistöt: Hybridityön vuorovaikutuskäytäntöjen kehittäminen -valmennuskokonaisuus
Hybridityössä yhä suurempi osa työstä tehdään ja hallitaan erilaisissa digitaalisen yhteistyön ja viestinnän kanavissa ja alustoissa. Samalla kuitenkin kognitiivisen ylikuormittuminen uhkaa, ja itsensä johtamisen taidot ovat koetuksella. Hybridityön vaatimien uudenlaisten työnteon taitojen ja vuorovaikutuksen muotoilun tueksi Senaatti-kiinteistöt on tarjonnut vuoden 2022 aikana kymmenille valtion työyhteisöille valmennuskokonaisuuden, jolla muotoillaan kestävämpiä työnteon tapoja. Valmennuksissa tuunataan arkisia digivalmiuksia, opetellaan konkreettisia taitoja kohentaa työn informaatioergonomiaa, päivitetään digitaalisia tehtävien- ja ajanhallintataitoja, tuetaan henkilökohtaista informaationhallintaa ja muotoillaan osallistavasti työyhteisön vuorovaikutuksen ja tavoittamisen etiketti. Valmennuksen vaikuttavuutta on tutkittu, ja sen on todettu kohentavan työn hallintaa ja vähentävän kielteistä kognitiivista kuormittumista työssä.
Workspace & Sanoma: Uudistunut Sanomatalo – tähtäimessä paras työntekijäkokemus
Sanoma toteuttaa parhaillaan merkittävää uudistushanketta, jonka keskiössä on työntekijäkokemuksen kehittäminen, hyvinvointi ja monimuotoisen työn tukeminen. Osana hanketta Sanomatalon työympäristö päivitettiin vastaamaan muuttuneen työn ja johtamisen tarpeisiin. Strategiset linjat vedettiin ylimmän johdon työpajoissa, jonka jälkeen paneuduttiin eri liiketoimintojen tulevaisuuden näkymiin. Määrittely- ja ideointityötä tehtiin yhdessä Sanoman eri henkilöstöryhmien kanssa palvelumuotoilun keinoin. Samalla haluttiin löytää ymmärrys työn kannalta tärkeistä toiminnallisista tekijöistä ja parhaista työtavoista. Yksi uudistushankkeen lähtökohdista oli tukea yhteisöllisyyttä ja yhteistyötä. Tästä esimerkkinä osana uudistuksen ensimmäistä vaihetta valmistunut yhteinen coworking-kerros. Sen myötä Sanomatalon paras paikka ylimmässä kerroksessa on nyt kaikille avoin ja ahkeralla käytöllä.
Bayer Nordic SE: Saumatonta yhteistyötä modernissa ja joustavassa monitilatoimistossa
Bayer Nordic SE:n pääkonttorin muutto uusiin tiloihin vuonna 2022 toimi yrityksen globaalin New Normal Office Concept (NNOC) -strategian pilottiprojektina. Henkilöstöä osallistettiin projektiin laajasti: henkilöstön ääntä kuunneltiin työpajoissa ja kyselyissä ja ryhmä henkilöstön edustajia varmisti tiedonkulun projektiryhmän ja henkilöstön välillä. Tuloksena on moderni, joustava ja erilaisia tiloja tarjoava työympäristö. Henkilökohtaisten työpisteiden sijaan paikan voi varata sovelluksen avulla, josta voi myös seurata vapaana olevien huoneiden ja pöytien tilannetta. Avotilan lisäksi myös rauhallisen työn tilat löytyvät niitä tarvitseville. Yhteisöllisyyden lisäämiseksi käytössä on suuri valoisa tila, jossa on järjestetty aamupalatilaisuuksia, asiantuntijoiden vierailuja ja pizzaperjantai-tapahtuma. Toimisto mahdollistaa saumattoman yhteistyön organisaation eri ryhmien välillä. Toiminnallisuuden lisäksi suunnittelussa on otettu huomioon kestävä kehitys mm. materiaalivalinnoissa ja lämmitysmuodossa.
Järvenpään kaupunki: Kohti matalan hierarkian ja korkean yhteistyön tiloja
Järvenpään kaupungin hallinto- ja asiantuntijatehtävissä työskentelevät tiimit muuttivat viidestä eri osoitteesta saman katon alle YIT:n rakennuttamaan, Järvenpään keskustassa sijaitsevaan Bulevardikortteliin tammikuussa 2023. Työympäristömuutos on merkittävä, sillä osoitteen lisäksi muuttuivat myös tilatyypit ja työn teon tavat. Kenelläkään ei ole enää omaa työhuonetta eikä kiinteää työpistettä. Sen sijaan saimme tilalle monta uutta tilatyyppiä fokushuoneista projektitiloihin ja työskentelynaapurustoista yhteiseen työskentelykahvilaan. Tilojen kaikilla käyttäjillä on samat oikeudet ja velvollisuudet. Niinpä myös kaupunginjohtaja työskentelee keskellämme, ja käyttää tiloja samoilla tavoilla kuin me muutkin. Tämä kertoo paitsi erittäin matalasta hierarkiasta, myös modernista ja avoimesta hallintokulttuurista, jota lähdimme tavoittelemaan. Pääsimme onnistuneeseen muutokseen henkilöstöä laajasti osallistamalla, kokeilujen ja pilotoinnin avulla sekä yhdistämällä työympäristökehitys osaksi laajempaa kulttuurista muutosta kohti itse- ja yhteisöohjautuvuutta. Kokemustemme mukaan suurin työympäristömuutos on näkymätön: se tapahtuu jokaisen meistä korvien välissä.
Helsingin yliopisto: Kohtaamistakuu – apua johtamisen arkeen monipaikkaisessa työssä
Helsingin yliopisto yliopistopalvelujen väelle kohtaamispaikat olivat tärkeitä pandemiasuluista kampukselle palattaessa. Monipaikkatyökyselyn tulosten mukaan uusi, joustava työkulttuuri on osa arkea. Yksinkertainen teknologia ja monipuoliset tilat tukevat sitä – kysely kuitenkin kertoi, että nyt teknologia on monimutkaista ja tilat taas yksipuolisia. Fabbari on yhteisöllisyyden, toimialarajojen ylittämisen ja tehokkaan työskentelyn keskittymä -visio ohjasi yhteiskehittämistä, jonka pohjalta keskustakampuksella sijaitsevan seitsemänkerroksisen kiinteistön työympäristö tuunattiin lokakuussa 2022 kierrätyskalusteilla uuteen uskoon. Entisen kahden yhteiskäyttöisen tauko- ja kokoustilakerroksen sijaan jaettuun käyttöön tuli viidessä kerroksessa olevia monenlaisia epämuodollisen kohtaamisen työtiloja. Nyt työympäristömme altistaa meitä kohtaamisille. Tilaa on lisäksi myös keskittymistä vaativaan työhön. Uutta kokeilevaa konseptia luotsataan arkeen yhdessä oppien, tapahtumien ja tilatreenien voimalla.
Kohina & Viestimedia: Toimitustyön muutto hybridityön aikaan
Kohina suunnitteli Viestimedialle toimitilaratkaisun, joka peilaa toimialan murrosta. Viestimedia on sitoutunut rohkeaan muutokseen, ja halusi luoda tilat uusille työtavoille sekä toimia edelläkävijänä hybridityöympäristöjen käyttöönotossa. Uudet tilat vastaavat nykypäivän toimituksellisen sekä markkinoinnin ja myynnin työn tarpeita. Kohinan pitämissä workshopeissa nousi esiin mm. tarve omalle studiolle, mikä heijastaa sitä, kuinka mediatyö on siirtymässä yhä enemmän video- ja audiosisältöihin. Liikkuvan työskentelyn sekä hybridityön vuoksi tiloja uskallettiin reilusti vähentää. Remontin jälkeen vuokratut neliöt vähenivät 40 % aiemmasta, ja vuokrakustannukset alenivat n. 30 % kuukausitasolla. Toimitilaprojekti vastaa median murrokseen, työhyvinvoinnin parantamiseen ja tehokkuustavoitteisiin. Projektin lähtökohtana oli taloudellisuus ja tehokkuus, ja samalla haluttiin nähdä, mitä muita hyötyjä voitaisiin saada. Henkilöstön tyytyväisyys ja hyvinvointi ovat projektin myötä parantuneet, ja kokonaistulos henkilöstökyselyssä oli korkeampi kuin edellisvuonna. Projekti synnytti sekä taloudellista hyötyä että entistä enemmän kohtaamisia eri henkilöstöryhmien välillä. Uudet tilat ovat viihtyisät ja käytännölliset, mikä vaikuttaa myös työnantajamielikuvaan.
Kohina & Tampereen Energia: Toimitilastrategiaprojektista tuki toimintakulttuurin muutokseen turbulentissa energiatoimialan tilanteessa
Tampereen Energia on moderni energiakumppani, joka keskittyy tulevaisuuden energiaratkaisujen kehittämiseen uusiutuvilla energian lähteillä. Visio ”unelmien toimitiloista” ohjasi Kohinan kanssa tehtyä toimitilastrategian laatimista ja tilauudistusta. Projektin tavoitteena olivat kustannussäästöjen saavuttaminen, toimitilojen uudistaminen ja toimintakulttuurin muutos. Osallistava lähestymistapa, valmentaminen hybridityöhön ja kustannustietoinen tilojen kehittäminen ovat olleet keskeisiä projektin onnistumiselle. Toimitilastrategian pohjalta on arvioitu koko kiinteistömassan tilatarpeet ja päätetty kehittää ja säilyttää sopivat tilat. Projektissa on pyritty purkamaan siiloja ja vahvistamaan avointa kommunikaatiota ja yhdessä tekemistä. Tavoitteena oli n. 50 %:n säästö toimitilakustannuksissa. Projektissa on suunniteltu sosiaalitiloja, pilottitilaa ja ulosvuokrattavia tiloja huomioiden kokonaisvaltaisesti työhyvinvointi ja markkinatilanne. Aidon pilottikokeilun kautta, jossa luotiin testattavaksi uudet toimintamallit ja uudet pelisäännöt, saadaan palautetta ja voidaan mitata uuden kannattavuutta ja kehittämistarpeita. Myös toimitilastrategiaa päivitetään jatkuvasti vastaamaan muuttuvia tarpeita.
Dagmar & Rakka Works: Uusi tila, uudet toimintatavat – Miten tuodaan yrityksen henki osaksi uusia toimitiloja?
Markkinointitoimisto Dagmar muutti uusiin toimitiloihin Helsingin Annankadulle kesällä 2022. Työympäristömuutos tarkoitti myös muutosta työntekemisen tavoissa. Tavoitteena oli luoda työyhteisölle uusi tapa työskennellä uusissa tiloissa sekä yhteiset pelisäännöt tukemaan tilan käyttöä. Dagmar toivoi myös, että yrityksen henki saataisiin siirtymään uusiin toimitiloihin. Toimeksiannossa luotiin kaikille dagmarilaisille työpajojen sarja, joiden tavoitteena oli auttaa osallistujia tunnistamaan itselleen sopivia työtapoja, vahvistaa tiimien yhteisiä työskentelytapoja sekä tukea tavoitekulttuuria. Prosessi huipentui koko henkilöstön yhteiseen pelisääntötyöpajaan, jossa luotiin yhteiset pelisäännöt uudelle toimistolle. Pelisäännöt koskivat sekä fyysistä työympäristöä että sosiaalisia vuorovaikutustilanteita (tavoite kulttuuri). Noin vuosi muuton jälkeen työympäristö ja toimintatavat ovat osoittautuneet toimiviksi ja niitä kehitetään edelleen henkilökunnan palautteen perusteella.
Platform of Trust & Eeneman: Tehokas energiakustannusten alentaminen työolosuhteisiin vaikuttamatta
Platform of Trust on kehittänyt Eenemanin kanssa palvelun, jossa energiakustannuksia ja päästöjä voidaan alentaa datan ja koneoppimisen avulla jopa 10–20 % ilman, että työskentelyolosuhteita heikennetään. Järjestelmä säätää kiinteistöautomaatiota, kuten ihminen, mutta hyödyntää koneen vahvuuksia, eli kykyä toimia jatkuvasti, oppia suuresta määrästä dataa ja optimoida säätöjä tiheällä aikavälillä. Vuonna 2022 Helsingin kaupunki pilotoi palvelua Kaisaniemen ala-asteella, Stadin ammattiopistolla ja Ressun lukiossa. Kaupunki määritteli työajalle sisäilmanlaadun vaihteluvälit, jotka vastasivat sisäilmaluokituksen S2-tasoa. Ratkaisulla voidaan siirtää kulutusta kalliin sähkön tunneilta halvemmille, leikata kulutuspiikkejä ja liittää kiinteistön ohjattavat kuormat sähkön tai kaukolämmön kulutusjoustopalveluun. Tiedonvaihtoalustan avulla järjestelmä voidaan kytkeä eri kiinteistöautomaatiojärjestelmiin. Vuoden 2023 alusta Platform of Trust ja Eeneman ovat tuotteistaneet palvelun ja se sopii niin toimisto-, kampus kuin liikekiinteistöihin.
Workspace: Sanoin Observations – dataa ja ymmärrystä tilojen käytöstä sekä vuorovaikutustilanteista
Työympäristökehitykseen erikoistunut Workspace suunnitteli ja kehitti Sanoin Observations -sovelluksen sekä tietovaraston ja menetelmän datan tulkintaan. Kehitetyn kokonaisuuden avulla selvitetään, miltä työskentely toimistolla näyttää verrattuna organisaation strategisiin tavoitteisiin ja suhteessa vertailudataan. Sanoin Observations tarjoaa mittarin toimistolla työskentelyn syväymmärrykseen sekä auttaa organisaatioita hyödyntämään fyysistä tilaa strategisena resurssina. Tavoitteena on luoda tiloihin parempaa käyttäjäkokemusta objektiiviseen dataan nojaten. Työkalun avulla on ensimmäisen puolen vuoden aikana autettu jo yli 20 organisaatiota ymmärtämään paremmin tiloja ja niissä tapahtuvaa vuorovaikutusta. Sanoin Observationsin uutuusarvo näkyy työkalukokeiluina ja tekoälyn soveltamisena osana työskentelyä, mutta myös menetelmäkehityksenä. Workspacen kehittämä menetelmä datan tulkintaan tuottaa mm. organisaation Space-Work Fit -tilannekuvan sekä Energetic Interaction at Office -indeksin.
Trevian: Kohtaamisia ja aivotyötä Erottajalla
Trevianin uudet tilat Erottaja2:ssa on suunniteltu vastaamaan pandemian myötä muuttuneisiin tilatarpeisiin. Tavoitteena oli luoda toimisto, jonne tullaan ennen kaikkea kohtaamaan kollegoja ja asiakkaita, mutta joka tarjoaa rauhallisen ympäristön myös aivotyölle. Uuden toimiston suunnittelusta vastasi suunnittelutoimisto Flock, ja muutosmatkaa uuteen työympäristöön tuettiin Työterveyslaitoksen kanssa toteutetulla aivotyöhankkeella, jonka tavoitteena on tukea ja kehittää työntekijöiden hyvinvointia. Uuden toimiston tilaratkaisuista pyrittiin löytämään tukea kognitiiviseen ergonomiaan, minkä seurauksena toimistolle syntyi kolme erilaista äänenvoimakkuuden mukaan jaoteltua avotyöskentelytilaa: yhteistyöhön kannustava ja puheen salliva tila, rauhalliseen työskentelyyn sopiva vaimeat äänet salliva tila sekä itsenäiseen työskentelyyn sopiva hiljainen tila. Toimiston sisutuksessa on puolestaan käytetty voimakasta värimaailmaa, joka ruokkii sekä luovuutta että rohkeutta. Uusi toimisto on houkutteleva ja viihtyisä, ja siellä tehdään työtä monipaikkaisesti, joustavasti ja yhteisöllisesti.
JLL: JLL:n työympäristömuutos mullisti tilankäytön ja paransi työhyvinvointia
JLL:n 80 hengen asiantuntijaorganisaatio kävi läpi suuren kulttuurisen muutoksen työntekemisen tavoissa, kun aiemmin yksiköittäin ryhmitellyistä ja nimetyistä työpisteistä siirryttiin täysin jaettuun ja joustavaan työympäristöön toimitilamuuton myötä. Työpisteiden jakaminen ja maltillinen ylibuukkaus tehostivat tilankäyttöä siinä määrin, että toimiston koko pieneni noin 30 % samalla, kun tilavalikoima monipuolistui. Uusina tilatyyppeinä otettiin käyttöön muun muassa erillinen hiljaisen työn tila, rauhallinen venyttely- ja taukojumppatila sekä kaksi hybridin ryhmätyöskentelyn mahdollistavaa projektihuonetta. Toimiston sydän, parhaiden maisemien äärelle sijoitettu avara työkahvila, kalustettiin monipuolisesti palvelemaan niin taukojen viettämistä ja vapaamuotoisia kohtaamisia kuin yksin ja yhdessä työskentelyä. Tilaratkaisuilla ja teknisillä ominaisuuksilla pyrittiin huomioimaan paremmin hybridityö ja henkilöstön hyvinvointi, minkä vuoksi toimistolta löytyy mm. läsnä- ja etäosallistumista tukevaa helppokäyttöistä kokousteknologiaa, ergonomisia vetäytymistiloja videoneuvotteluille, luonnollista päivänkiertoa jäljittelevä laaja päivänvaloseinä sekä ääniympäristöä pehmentävä peittoäänijärjestelmä. Visuaalisessa ilmeessä kantavina teemoina ovat biofilia ja kodinomaisuus.
Workspace & Helsingin Diakonissalaitos: 130-vuotias rakennus uuteen kukoistukseen
Helsingin Diakonissalaitos kunnosti Workspacen avulla sokkeloisen hallintorakennuksensa palvelemaan modernia työntekoa. Alun perin kulkutautisairaalana toimineen, kulttuurihistoriallisesti arvokkaan rakennuksen nuhjaantunut ilme päivitettiin uuteen kukoistukseen samalla, kun rakennuksen käyttöikää lisättiin erilaisin teknisin ratkaisuin. Hankkeen tavoitteena oli yhteisöllisyyden vahvistaminen ja vuorovaikutuksen lisääminen luomalla yhteinen työympäristö ja kohtaamispaikka kaikille Diakonissalaitoksen työntekijöille. Uusi tilakonsepti ja tilat suunniteltiin palvelemaan Diakonissalaitoksen hallinnon työntekijöiden monipaikkaista tietotyötä, ja tehokkaamman tilankäytön ansiosta merkittävä osa tiloista on mahdollista vuokrata yhteisöä palvelevaan käyttöön. Talon suosituimmaksi tilaksi on muodostunut hiljaisen työskentelyn tilana toimiva kirjastosali, johon tehtiin tumma ja intiimi tunnelma näyttävän paneloinnin ja tapetin avulla. Kahvila-monitoimitila Aurora suunniteltiin puolestaan historiaa huokuvaksi tunnelmalliseksi kohtaamispaikaksi. Tulevaisuudessa Diakonissalaitoksen korttelin haaveillaan olevan kutsuva paikka sidosryhmille, kaupunkilaisille ja turisteille.
Workspace & Varian: Design Matters – and it makes us feel good
Workspace suunnitteli Varianille Helsingin ytimeen uudet toimitilat, jotka yhdistyvät visuaalisesti ympäröivään kaupunkimaisemaan. Suunnitteluvaiheessa uskallettiin tehdä rohkeita valintoja niin sijainnin, mitoituksen kuin designinkin suhteen. Toimitilamuutoksen tavoitteena oli vähentää tilaa sekä tukea kolmesta eri osoitteesta yhteisiin tiloihin muuttavan organisaation kulttuuria ja työskentelytapoja. Toimistohuoneista siirryttiin monitilatoimistoon, jossa alle puolelle henkilöstöstä on työpiste. Varian otti muuton yhteydessä käyttöönsä varausjärjestelmän, jonka kautta voi varata oman työpisteen ja autopaikan. Toimistolla on myös vapaita työpisteitä, joten spontaanit piipahduksetkin onnistuvat. Projektin keskiössä oli liiketoiminnan ja käyttäjien tarpeiden lisäksi myös muotoilu. Kaikki toimiston elementit ja kalusteet on huolellisesti suunniteltu ja niissä on toimintaa tukevat pintamateriaalit ja tekstiilit. Tiimi- ja yksintyöskentelytilojen lisäksi toimistolta löytyy myös seesteinen kirjastohuone ja yhteinen työkahvila-alue. Tilamitoituksen ohella vastuullisuus näkyy myös kalustevalinnoissa, sillä toimistolla on kierrätettyjä kalusteita lähes 85 %.
Agile Work & Visma Finland: Avoin ja innovatiivinen Visma Campus
Agile Work toimi Visma Finlandin kumppanina Rautatalon uudistushankkeessa, jossa luotiin Visma Campus, uusi avoin ja innovatiivinen toimisto, joka yhdistää talon kaikki kerrokset, ja toimii avoimena työtilana Visman työntekijöille ja asiakkaille. Alvar Aallon suunnitteleman rakennuksen tilakonsepti suunniteltiin arkkitehdin perintöä kunnioittaen. Tavoitteena oli luoda työympäristö, joka vastaisi Visman tulevaisuuden tavoitteisiin, huomioisi eri yksiköiden tarpeet ja tukisi pandemian myötä muuttunutta työskentelykulttuuria. Visman uudella campuksella haluttiin pilotoida uusia työn tekemisen tapoja ja varmistaa tilojen muuntojoustavuus myös tulevaisuudessa. Omista työpisteistä luovuttiin, ja tiloihin suunniteltiin useita erilaisia hybridi- ja yhteistyötä tukevia alueita. Teknologia päivitettiin takaamaan laadukas tapahtumien suoratoisto ja työpajojen saumaton toteutus myös etäyhteyksin. Toimistolle suunniteltiin myös vierailijoille avoin Visitor Lounge ja 20–30 hengen tapahtumatila Community Space. Pilottiprojektin myötä syntyi Visman konseptikirja, jonka tavoitteena on ohjata Visman toimitilojen suunnittelua tulevissa projekteissa.
Senaatti-kiinteistöt: Joensuun yhteinen työympäristö (YTY)
Senaatti-kiinteistöt on tuottanut yhdessä 10 valtiotoimijan/viraston kanssa yhteisen työympäristön Joensuuhun. Joensuun kohde on yksi ns. yhteisten työympäristöjen (YTY) tulevaa valtakunnallista verkostoa, joka kattaa tulevaisuudessa yli 25 paikkakuntaa. Verkosto toteuttaa valtion tavoitetta tukea monipaikkaista työtä ja virastojen tuottamien palvelujen helppoa saatavuutta. Kiinteistönäkökulmasta yhteiset työympäristöt tuovat täysin uudenlaisen lähestymistavan tilojen käyttöön ja vuokraukseen. Yhteisellä työympäristöllä tarkoitetaan ratkaisua, jossa työskentely-ympäristön tilat ovat mahdollisimman pitkälti yhteiskäyttöiset ja perustuvat valtion yhteisten työympäristöjen monitilakonseptiin. Työpisteet ovat lähtökohtaisesti kaikkien toimijoiden käytössä ja toimijakohtaiset ”kotipesä”-tilat ovat minimissä. Asiakaspalvelutilat ovat niin ikään yhteiset, ja niiden toteutukseen on sovellettu palvelumuotoilun keinoin kehitettyä julkisen hallinnon asiakaspalvelupistekonseptia. Ratkaisu vastaa hybridityöajan tarpeisiin joustavuudellaan ja sen kautta myös pienemmille organisaatioille tarjoutuu mahdollisuus hyödyntää monipuolisen monitilaympäristön tiloja ja palveluita. Tehokkaat, modernit tilat tuottavat valtiolle säästöjä toimitilakustannuksissa.
Kohina & Destia: Uudelleen mitoitettu pääkonttoritila kauppakeskuksen palveluiden keskellä
Destia muutti päätoimipisteensä Helsingin Pasilan Triplaan, vähentäen tilan määrää lähes 60 %:lla (2470 m2 → 1062 m2). Muutoksen myötä saavutettiin merkittäviä taloudellisia säästöjä, ja henkilöstö on antanut positiivista palautetta tiloista, palveluista, saavutettavuudesta ja sisustuksesta. Henkilöstön sitouttaminen muutokseen oli tärkeää, ja se toteutettiin henkilöstökyselyiden, haastattelujen ja työpajojen avulla. Projektin myötä syntyi useita hyötyjä, kuten sijainnin ansiosta käytettävissä olevat palvelut, parempi henki ja tyytyväisyys, näkyvyyden ja brändin parantuminen, rekrytointimahdollisuuksien ja työntekijöiden sitoutumisen kasvu, tiiviit tilat ja kohtaamisten mahdollisuudet. Projektin ansiosta tapahtui muutoksia työskentelytavoissa, kohtaamisissa, tilojen käytössä ja viestinnässä. Uudet toimintatavat mahdollistivat satunnaiset kohtaamiset, joustavuuden tilojen käytössä, turhasta tavarasta luopumisen ja yhteisten tilojen hyödyntämisen. Edelläkävijyyttä toimitilamuutoksessa oli rohkeus joustavien tilojen käyttöön, niin yhteinen joustoalue naapuriyrityksen kanssa kuin kauppakeskuksessa sijaitsevien palveluiden co-workingtiloista elokuvateatteriin hyödyntäminen.
Kohina & TVO: Yhteinen tahtotila onnistuneen työympäristöprojektin avaimena
Olkiluodon työympäristöprojektin tavoitteena oli luoda moderneja työskentelytapoja tukeva tila, joka houkuttelee kohtaamaan työkavereita yli organisaatiorajojen, mahdollistaa yhteisöllisyyden ja tukee tiimityöskentelyä erityisesti organisaation laajalle levittyvällä kampusmaisella toimipisteellä. Aika oli otollinen muutokselle myös pandemian myötä lisääntyneen etätyön sekä talotekniikan päivitystarpeiden vuoksi. Lisäksi henkilöstömäärän kasvaessa tilaa tarvittiin lisää. Tavoitteena oli myös parantaa työnantajamielikuvaa sekä kampuksen palveluita toimipaikan etäällä olevan sijainnin vuoksi. Toimialan työympäristöprojekti vaati erityisiä tietoturvajärjestelyjä, joiden toteuttaminen toimi inspiraationa sisustusratkaisuissa merellisen sijainnin lisäksi. Toteutetun muutoksen jälkeen yhteistyö ja työn tehokkuus paranivat, ja uudet työskentelytilat vaikuttivat positiivisesti henkilöstön palaamiseen työpaikalle koronapandemian jälkeen. Toimipaikkaan avattu uudistettu kahvila sekä muut parannukset vaikuttavat positiivisesti henkilöstön työtyytyväisyyteen.
Staria & Rakka Works: Tila osana brändi- ja kulttuurin muutosta – pölyttyneestä rohkeaan, avoimeen ja yhteisölliseen
Perinteisen taloushallinnon roolia rohkeasti ravisteleva Staria halusi päivittää pääkonttorinsa ilmentämään strategiaansa sekä tukemaan uusia työn tekemisen tapoja. Rakka toimi Starian kumppanina aina vuokrasopimusneuvotteluista uuden toimiston sisustukseen ja toteutukseen saakka. Työympäristökonsepti kehitettiin tiiviissä yhteistyössä asiakkaan kanssa työpajoissa ja yhteiskehittelysessioissa. Konseptin taustalla käytettiin asiakkaan olemassa olevaa dataa organisaation työn luonteesta ja kulttuurista. Konseptin keskiössä oli uudenlaisen työntekijä- ja asiakaskokemuksen luominen tilassa. Tarkoituksena oli saada fyysinen tila kuvastamaan organisaation kehittyvää kulttuuria ja uutta identiteettiä. Rohkeus uudistamiseen oli voimakkaasti organisaatiolähtöistä. Tilojen sijoittelun lähtökohtana toimi ajatus vyöhykkeistämisestä, ja tilojen läpivirtauksella pyrittiin luomaan intuitiivista ja yhdistävää tilakokemusta. Kohtaamistila sijoitettiin parhaalle näköalapaikalle L:n muotoisen pohjan risteyskohtaan. Toimisto jakautuu aktiivisempiin ja hiljaisempiin tiloihin ottaen huomioon erilaiset työnteon tavat ja tarpeet. Toimiston visuaalinen ilme on yhdistelmä puhuttelevaa rohkeutta, tyylikkyyttä ja laadukkaita materiaaleja arvokiinteistön historiaa ja sijaintia kunnioittaen.
Erillisverkot & Rakka Works: Omista poteroista kohti yhdessä tekemistä ja onnistumista
Erillisverkkojen päätoimipisteen työympäristöprojektia toteutettiin merkittävän käännekohdan aikana, kun koronapandemia muutti työkulttuuria merkittävästi. Projektin päämääränä oli saattaa ihmiset yhteen, sillä hajautuneisuus ja siiloutuneisuus koettiin työkulttuurin ongelmaksi. Rakka Works toimi Erillisverkkojen kumppanina koko prosessin ajan, aina työympäristön tulevaisuuden tarpeiden kartoittamisesta uuden toimiston suunnitteluun ja toteutukseen saakka. Uudessa työympäristössä keskeistä on yhteisöllisyyden ja yhdessä tekemisen mahdollistaminen turvakriittisen työn erityistarpeet huomioon ottaen. Toimistolle luotiin erilaisia yhteistyön paikkoja niin epämuodollisempaan yhdessäoloon kuin yhteiseen työntekoon. Koko työympäristön sydän on kotoisa lounge-tila, jonne on helppo tulla, ja jossa voi tavata muita. Lisäksi toimistolta löytyy monipuolisesti tiloja yksilötyöhön ja keskittymistä vaativaan työskentelyyn. Vaikka toimiston pinta-ala pieneni aiempaan verrattuna, tilavalikoima monipuolistui työpisteiden jakamisen myötä. Jokainen työntekijä voi valita itselleen sopivimman paikan toimistolta omien työtehtävien ja tarpeiden mukaan. Projektiin lähdettiin tiedostaen työympäristön vaikutus työhyvinvointiin ja viihtyisyyteen. Vaikka työtehtävät ovat erilaisia, yhdessä tekemisen tavoite on tärkeä.
Jokainen osallistujista pääsee esittelemään teon tulevassa tilaisuudessa toimialalle. Tilaisuuksien ajankohdat painottuvat syksylle ja voittajat palkitaan loppuvuodesta.