Miten parantaa kiinteistöpalveluiden hankintaa? Tässä seitsemän vinkkiä

Kiinteistöjen ylläpitoon käytetään Suomessa vuosittain noin 17,5 miljardia euroa. Ylläpidolla pidetään huolta 400 miljardin euron kiinteistövarallisuudesta. Alan haasteena on kuitenkin heikko arvostus, pula työntekijöistä sekä usein myös osaamisen ja motivaation riittämättömyys. Raklin toteuttamassa klinikassa tunnistettiin keinoja kiinteistöpalvelujen hankinnan parantamiseksi.

Kiinteistöpalveluita hankittaessa ensimmäiset haasteet ilmaantuvat usein jo kilpailutuksen yhteydessä. Saaduissa tarjouksissa hintahajonta on usein suurta ja halvimmat tarjoukset voivat olla selkeästi alihintaisia suhteessa pyydettyyn palvelusisältöön. Tarjousten laadullinen arviointi harvoin myöskään tuottaa suurta eroa tarjoajien välille.

”Kiinteistöpalvelualalla on tunnistettu useita haasteita työntekijäpulasta heikkoon arvostukseen. Kiinteistöpalveluihin kiinnitetäänkin yleensä huomiota vasta siinä vaiheessa, kun on havaittu ongelmia. Palvelujen tuottamisessa tarvittaisiin niin yhteistä kehittämistä tilaajan ja käyttäjien kanssa kuin kiinteistöpalveluyrityksen parempaa sitoutumista kohteeseen”, toteaa klinikan vetäjä ja Raklin projektipäällikkö Juho Kess.

Sopimuskauden aikana palvelutuotannon laadun seuranta on usein vaikeaa. Erityisesti sopimuskauden alussa sopimussisältöjen jalkauttamiseen tulisi kiinnittää huomiota, sillä usein itse työntekijöillä ei ole tietoa palvelusopimusten ja laatutasokuvausten sisällöstä.

Tässä seitsemän vinkkiä hankintaprosessin parantamiseksi:

1. Keskeisimpien henkilöiden osallistumista kannattaa edellyttää jo hankintavaiheessa.
2. Sopimuksien hinnoitteluperusteet on syytä harkita tarkkaan ja kuvata ne yksiselitteisesti.
3. Tarjousten arvioinnissa on oltava tarkkana ja arvioitava, onko pyydetty palvelusisältö ja laatutaso mahdollista tuottaa annetulla hinnalla. Jos asiasta on epäilyksiä, voi tarjoajalta pyytää lisäselvityksiä.
4. Tilaajan tavoitteiden ja kiinteistöpalveluyrityksen tuottaman palvelun lisäksi palvelukuvauksessa on hyvä huomioida myös riskien jako palveluntuottajan ja tilaajan välillä.
5. Palvelua hankittaessa ja sopimuksia laadittaessa on tärkeää arvioida, miten toimitaan, jos tuotettu palvelu ei vastaa sovittua tai vaatimukset palveluille muuttuvat sopimuskauden aikana.
6. Sopimuksia ja mittareita määritettäessä on hyvä olla yhteinen näkemys siitä, miten molemmat sopimusosapuolet saavat hyödyt esimerkiksi toiminnan tehostamisesta tai paremmasta asiakastyytyväisyydestä.
7. Kiinteistöpalvelusopimuksissa tilaajien on syytä varmistaa, että jokaisella työntekijällä on nimetty esimies, ja että työnjohtoresurssia on määritetty riittävästi. Sosiaalisen vastuullisuuden asiat on syytä kirjata sopimuksiin sekä tuuraus ja poikkeusjärjestelyt kannattaa olla kuvattuna. Tilaaja voi sopimuksessa esimerkiksi edellyttää, että työntekijöille tehdään säännöllisesti työhyvinvointikysely.

Rakli käynnisti keväällä 2023 klinikan, jonka tavoitteena oli kehittää kiinteistöpalveluiden hankintaa. Klinikassa käytiin hankintaprosessi läpi tilaajan hankintastrategiasta ja kiinteistöstrategiasta alkaen päättyen palvelutuotannon johtamiseen ja suoriutumisen mittaamiseen.